Privacy-overeenkomst

Privaycyverklaring Circolito

Circolito vzw hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we informatie geven over hoe wij omgaan met deze persoonsgegevens. We houden ons aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

Wat?

Bij het inschrijven voor een activiteit (wekelijkse lessen, circusweek, kamp, …) vragen we naar jouw naam, familienaam, adres en geboortedatum. We vragen ook naar een mailadres en een telefoonnummer, zodat we je de nodige informatie kunnen bezorgen. Voor meerdaagse kampen vragen we een beknopte vragenlijst in te vullen met bijkomende persoonlijke informatie.

We houden aanwezigheidslijsten bij voor de wekelijkse lessen, op circusweken, verjaardagsfeestjes, …

Zowel bij het inschrijven via inschrijven.circolito.be als bij het surfen op de website www.circolito.be kunnen er cookies gebruikt worden.

Tijdens Circolito-activiteiten kunnen er foto’s of filmpjes gemaakt worden van de deelnemers. Bij het inschrijven kan je laten weten of foto’s en filmpjes van jou mogen gemaakt en gebruikt worden tijdens lessen, circusweken, kamp… Als je niet wil gefotografeerd of gefilmd worden tijdens optredens (zoals tijdens het Circolitoonweekend) kan je dat laten weten aan de fotografen en aan de verantwoordelijken van Circolito.

Waarvoor?

We gebruiken je gegevens om de activiteiten van Circolito goed te kunnen organiseren, en om je de nodige informatie te kunnen versturen: bevestiging van inschrijving, informatie over de activiteit, vraag voor betaling, … De meeste informatie sturen we per mail. Indien er dringende informatie nodig is, dan contacteren we je per telefoon.

Als je de nieuwsbrief, ons belangrijkste communicatiemiddel, wil ontvangen, moet je daar zelf voor inschrijven, via de site. Uitschrijven kan op elk moment via de link in elke nieuwsbrief, of via een mail naar info@circolito.be.

Voor kinderen jonger dan 12 jaar hebben we de gegevens nodig om fiscale attesten op te stellen, voor de activiteiten die daarvoor in aanmerking komen.

We hebben leeftijd, woonplaats en aanwezigheden nodig in het kader van onze erkenning door de Vlaamse overheid als cultuur-educatieve jeugdorganisatie.

Via het Circuscentrum ontvang je 4 keer per jaar het circus-tijdschrift thuis, met de post.

Beeldmateriaal waarvoor toestemming gegeven is, kan gebruikt worden in de communicatie door Circolito.

Waar?

Al de gegevens die verzameld worden bij inschrijven, worden bewaard in een online database, beheerd door de firma B4BIT bvba. B4BIT staat garant voor de veiligheid van onze data en zal deze niet misbruiken. Circolito sloot daarover een verwerkersovereenkomst af met B4BIT bvba.

Mailadressen die doorgegeven worden voor de nieuwsbrief worden bijgehouden door Mailchimp, in datacenters in de VS. Mailchimp bevestigt dat ze voldoen aan de vereisten van de nieuwe Europese privacywetten. Circolito slaat daarover een verwerkersovereenkomst af met The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp

Namenlijsten voor aanwezigheden en e-mails worden bij Circolito opgeslagen bij Google, in servers binnen de Europese Unie. Google verklaart dat ze voldoen aan de vereisten van de nieuwe Europese privacywetten. Circolito sloot daarover een een verwerkersovereenkomst af met Google Inc.

Wie?

Enkel een beperkt aantal vaste bureaumedewerkers van Circolito heeft toegang tot de database met alle gegevens, tot de verzendlijsten voor de nieuwsbrief en tot de e-mails. Lesgevers en andere begeleiders krijgen de gegevens op een ‘need to know’-basis. Zo krijgen de lesgevers en assistenten van een circusweek bijvoorbeeld de lijst met namen en leeftijden van de deelnemers, en de contacttelefoonnummers voor in geval van nood. Alle medewerkers zijn terdege op de hoogte van het belang van privacy, en zijn contractueel gebonden om de gegevens enkel en alleen in het kader van Circolito-activiteiten te gebruiken.

Wijzigen? Wissen?

Je kan ten allen tijde de gegevens die we verzamelden bij inschrijving zelf opvragen, aanpassen en geheel of gedeeltelijk wissen (door ze te overschrijven) via het inschrijvingsdashboard. Je kan ook per mail vragen om alle gegevens te wissen voor zover wettelijk toegelaten.

Je kan je ten allen tijde uitschrijven voor de nieuwsbrief, onderaan elke nieuwsbrief is de ‘opt-out’-mogelijkheid voorzien.

Doorgeven?

We zullen deze gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

In het kader van de erkenning als Cultuur-educatieve organisatie moeten we zo de naam, familienaam, geboortedatum en gemeente van onze deelnemers kunnen voorleggen aan de afdeling Jeugd van de Vlaamse Overheid.

We kunnen persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Als leerling bij Circolito kan je 4 keer per jaar gratis het tijdschrift van het Vlaams Centrum voor Circuskunsten (het Circuscentrum) ontvangen, vol informatie over het circusgebeuren. Daarvoor geven we naam, familienaam en adres door aan het Circuscentrum. 

Wij geven je gegevens nooit door aan andere partijen. De gegevens worden niet gebruikt voor andere dan Circolito-gerelateerde doelen.

Tot slot

Circolito is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van deze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via lieven@circolito.be.

14 mei 2018