Circolito zoekt 'office manager'!

Circolito zoekt een office manager!

Circusatelier Circolito is een vzw met afdelingen in Mechelen, Sint-Niklaas en Vilvoorde. Met circus als middel helpen we kinderen, jongeren en volwassenen groeien tot creatieve, open mensen. We bouwen aan een warme piste waar iedereen welkom is, waar grenzen verlegd worden en waar “ik kan dit nóg niet” gewoon de start is van iets nieuws. Spelenderwijs, vol goesting en altijd een beetje met een hoek af.

Om de vrolijke mallemolen van administratie, planning en praktische zaken soepel te laten draaien, zoeken we een Office Manager die ons team ondersteunt en het kloppend hart van ons kantoor wordt.

Ben jij degene die overzicht bewaart, mensen op weg helpt en blij wordt van dingen die geordend, geregeld en afgehandeld zijn?

Jouw pakket

Als Office Manager ben jij een centrale spil in onze dagelijkse werking. Je zorgt ervoor dat alles vlot loopt — voor collega’s, lesgevers en deelnemers, in nauwe samenwerking met de coördinatoren.

• Je bent de eerste glimlach en het eerste aanspreekpunt voor wie Circolito binnenstapt of opbelt.
• Je beantwoordt de algemene mailtjes en bezorgt andere mails netjes gelabeld bij de juiste collega’s.
• Je houdt onze planning en agenda up-to-date en zorgt mee voor overzicht in de organisatie.
• Je communiceert met klanten rond workshops en helpt bij de praktische opvolging ervan.
• Je helpt bij het zoeken en afstemmen van geschikte lesgevers voor workshops.

Je zorgt er ook voor dat ons kantoor draait als een geroutineerde jongleeract.

• Je doet aankopen van kantoor- en verbruiksmateriaal,
• Je volgt het onderhoud van ons gebouw, onze wagen en circusmateriaal op,
• Je beheert de toegangsbadges en zorgt ervoor dat iedereen binnen raakt die binnen hoort.

Verder:

• Je neemt de Circolito-merchandise onder je vleugels en ondersteunt de verkoop van circusmateriaal.
• Je bouwt mee aan orde in onze digitale wereld: je helpt onze Gdrive-structuur overzichtelijker maken en bewaakt die orde met zachte maar doortastende hand.
• Je zorgt voor kleine inhoudelijke updates aan onze website wanneer dat nodig is.

Afhankelijk van je ervaring, talenten en goesting kunnen je takenpakket en verantwoordelijkheden in de toekomst uitbreiden.

Jouw profiel 

• Je bent iemand die houdt van structuur, maar ook van mensen.
• Je krijgt energie van dingen afvinken, en vergeet daarbij vriendelijkheid en humor zeker niet.
• Je werkt graag zelfstandig, maar functioneert even goed in een klein, gedreven team.
• Je durft initiatief nemen en neemt verantwoordelijkheid wanneer dat nodig is.
• Je vindt het heerlijk als zaken helder, bereikbaar en toegankelijk zijn — fysiek én digitaal.
• Je bent flexibel en neemt regelematig avondwerk erbij (omdat veel van onze lessen en overlegmomenten buiten de kantooruren plaatsvinden.)
• Kennis van circus is geen vereiste, maar goesting om mee in onze wereld te stappen wél.

Bonuspunten 

• Je bent een natuurlijke organisator, die orde schept met schwung, niet met strak-in-’t-pak-formaliteit.
• Je hebt ervaring met administratieve processen, IT-structuren of basiscoördinatie.
• Je kan omgaan met verschillende mensen, noden en energieën zonder je cool te verliezen.

Wij bieden 

• Een deeltijds contract van onbepaalde duur (minstens halftijds).
• Loon volgens barema PC 329.01.
• Maaltijdcheques.
• Flexibele werkuren. Thuiswerk is mogelijk, maar beperkt: jouw rol speelt zich vooral af op kantoor, dicht bij collega’s en de dagelijkse werking.
• Een fijn kantoor met uitzicht op onze fantastische circuszaal in Den Hangar in Mechelen.
• Een open sfeer waar initiatief beloond wordt en waar je mee kan bepalen hoe je rol groeit.
• Mogelijkheid tot opleiding en ondersteuning waar nodig.
• Een groeiend pakket van verantwoordelijkheden.

Interesse?

Stuur je CV en motivatiebrief zo snel mogelijk en uiterlijk op 6 april 2026 naar ons coördinatieteam, t.a.v. Lieven of Sofie, via ct@circolito.be. Let op, deze vacature kan sneller afgesloten worden als er een geschikte kandidaat gevonden wordt voor afsluitdatum

Heb je vragen over deze vacature? Mail gerust naar hetzelfde adres.

We nemen snel contact op voor verdere afspraken en een eventueel gesprek.

Indiensttreding: zo snel mogelijk.

Circolito wil de samenleving zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht afkomst, beperking, genderidentiteit, leeftijd, achtergrond, ...