Hoe inschrijven?

Alle inschrijvingen voor circusweken, wekelijkse lessen, circuskamp, … gebeuren online via de inschrijf-tool

Inloggen op 'mijn Circolito'

  • Je kan vanop je computer inschrijven, maar ook vanop een smartphone of een tablet.
  • Als je niet online kan inschrijven, kan je ons bellen, dan doen we de inschrijving samen per telefoon
  • Om naar je persoonlijke 'mijn Circolito'-pagina te gaan, kan je de link gebruiken die je eerder kreeg bij het aanmelden. De pagina wordt meteen geopend (tip: sla die link ergens op)
  • Als je niet eerder inschreef, of de link niet meer hebt, klik je op de knop 'mijn Circolito' in de bol linksboven, op elke pagina van de site. 
  • Als je computer de site niet herkent, zal je mailadres gevraagd worden. Gebruik het mailadres dat je voor eerdere inschrijvingen gebruikte, anders denkt het systeem dat je iemand anders bent. Je krijgt de link meteen doorgemaild. (tip: sla die dan nu ergens op, dan moet je volgende keer geen mailadres ingeven. ;-))
  • Is dit de eerste keer dat je inschrijvingen doet? Dan moet je na het ingeven van je mailadres ook de naam en geboortedatum van je kind ingeven, en in de volgende stap de gegevens van het kind (als je het mailadres van het kind wil opgeven) en van de accounthouder (jij dus) aanvullen…

Je bent ingelogd op 'mijn Circolito'

  • er is een overzichtspagina met alle inschrijvingen en de status ervan
  • er is een familiepagina, waarop elk gezinslid staat dat ingeschreven is of was. Alle gezinsleden kunnen vanaf nu een mailadres opgeven, zodat tieners bijvoorbeeld zelf ook mails krijgen over hun lessen. En je kan een foto van alle gezinsleden uploaden :-). De 'accounthouder' moet op zijn/haar persoonlijke pagina enkele vraagjes over nieuwsbrief en foto's beantwoorden. Zeker doen!
  • er is de betalingspagina met de te betalen en reeds betaalde bedragen. De teller wordt niet meer echt per inschrijving bijgehouden, maar eerder per gezin. (Bijvoorbeeld: zomerweek eerste week van juli kost 100€, kamp eind augustus kost 210€. De teller staat dus op 310€. Als je dan 210€ stort, zal die eerste zomerweek helemaal betaald zijn, en het kamp half, er staat nog 100€ open. Zonder bijkomende betaling komt er pas een reminder als de deadline voor de kampbetaling verstrijkt, omdat er dan nog steeds 100€ openstaat.)

'Schrijf je in voor een nieuwe circusactiviteit'

Als je op deze knop klikt, kom je eerst op de pagina met de verschillende keuzes.

  • 'Wekelijkse lessen 20-21 Mechelen, Vilvoorde',
  • 'Wekelijkse lessen 20-21 Circus Punt'
  • 'circusweken, weekends, kamp'
  • 'specialisatiestages: jongleren, acro, evenwicht,...'
  • ‘inschrijvingsvoorwaarden’

Onder 'Wekelijkse lessen' krijg je een overzicht met de verschillende 'lesgroepen': Acro, Eenwieler, ... multilessen Mechelen, multilessen Vilvoorde, .... Ook voor de start van de inschrijvingen kan je al eens kijken waar jouw favoriete lessen staan. Als je twijfelt over de juiste les, lees dan zeker hier de uitleg over alle lessen, zowel multilessen als specialisatielessen.

Voorbeeld: luchtacro A, B en C zijn NIET dezelfde lessen waartussen je vrij kan kiezen (A betekent hier beginners, B gevorderden en C zijn de experts) . Circo 1, 2, 3, 4 en 5 zijn WEL dezelfde lessen, maar gewoon op een andere dag/uur. 

Onder 'Circusweken, weekends, kamp, ...' zie je alle activiteiten waarvoor de inschrijvingen al geopend zijn.

Tijdens het inschrijven:

Je kan een tweede, en soms zelfs derde keuze opgeven bij inschrijven voor de wekelijkse lessen, als er identieke lessen zijn op een ander moment. We raden sterk aan om die mogelijkheid te gebruiken. We verwerken alle inschrijvingen in volgorde van binnenkomen. Als je eerste keuze beschikbaar is, kijken we zelfs niet naar de tweede keuze. Maar als de eerste keuze volzet is, kunnen we wel meteen de tweede keuze bekijken, en belandt je inschrijving voor die andere dag later niet opnieuw helemaal achteraan.

Let op: je kan niet 'Circo 2' opgeven als tweede keuze bij 'Diabolo'. De tweede en derde keuze gaat enkel over identieke lessen. Als je enkel wil inschrijven voor Circo 2 als Diabolo volzet is, dan maak je 2 aparte inschrijvingen, één voor Diabolo en één voor Circo 2. Je kan bij de inschrijving van Circo 2 bij 'Opmerkingen' vermelden dat het de backup-oplossing is voor als Diabolo volzet is. Wij verwijderen de Circo-inschrijving dan als Diabolo gelukt is.

Sociale korting: Uitpas met kansentarief (Mechelen), Vrijetijdspas (Vilvoorde) of kansenpas + attest vrijetijdsparticipatie (St-Niklaas) geeft recht op een korting van 80% op het basisbedrag van de les. Het nummer van de pas moet daarvoor ingegeven worden bij 'Opmerkingen'. Het systeem berekent de korting niet automatisch, dat doen wij voor we de inschrijving bevestigen. De prijs die je tijdens het inschrijven ziet, zal dus een stuk hoger zijn dan wat je uiteindelijk op je factuur zal zien na de bevestiging. 

De korting voor de tweede en derde Circolito van hetzelfde gezin, en voor bijkomende lessen van dezelfde Circolito wordt automatisch berekend. Dat staat ook op het overzicht op het einde van de inschrijving.

Start van de inschrijvingen voor de wekelijkse lessen, volgorde van verwerken.

Iedereen, al leerling of nog niet, kan tegelijkertijd inschrijven. Maar er is wel een voorrangssysteem bij het bevestigen.

1) Vanaf het begin bevestigen we de multilessen voor leerlingen die dit jaar al leerling zijn, en specialisatieslessen voor leerlingen die de specialisatieles, met hetzelfde niveau, dit jaar al volgden. 

2) Na 1 week bekijken we hoeveel plaatsen er nog vrij zijn in de specialisatielessen. We vullen de vrije plaatsen op met leerlingen die voor het eerst voor deze specialisatie kozen (volgens volgorde van inschrijven), en leerlingen die voor een niveau hoger inschreven (volgens volgorde zoals doorgegeven door de lesgevers: wie is het meest klaar om een niveau te stijgen)

Let op: als de lesgever (bijvoorbeeld van luchtacro A) je vertelde dat jij klaar bent voor een hoger niveau (dus luchtacro B in dit voorbeeld), en je wil ook naar dat hogere niveau, dan moet je zowel voor het huidige als het hogere niveau inschrijven, omdat we vooraf niet weten hoeveel plaatsen er vrij zijn.

In ons voorbeeld: Je moet dan inschrijven voor Luchtacro B én voor Luchtacro A. Als er genoeg plaats is in B, bevestigen we die inschrijving voor Luchtacro B en verwijderen de inschrijving voor Luchtacro A. Als er niet genoeg plaats is, houden we voorlopig de inschrijving voor Luchtacro A, en blijf je op de wachtlijst voor Luchtacro B. Als je enkel inschrijft voor Luchtacro B, dan gaan wij ervan uit dat je kiest voor 'Luchtacro B of niets'. Als er dan geen plaats is voor jou in Luchtacro B, dan is het dus niets. :-s

Als je nu al in een specialisatie zit, heb je dus een week tijd om de nieuwe inschrijving(en) voor die specialisatie in orde te maken. Niet nodig om dat maandagavond te doen!

3) Na 2 weken vullen we alle vrije plaatsen op met nieuwe leerlingen, in volgorde van inschrijven.

Let op: Dat betekent NIET dat je als huidige leerling anderhalve week kan wachten met inschrijven, en toch nog zeker zijn van een plaats in de mulitles van jouw keuze... Want misschien zijn alle plaatsen in die les ondertussen ingenomen door andere huidige leerlingen.

Wachtlijst

Het inschrijfsysteem telt alle inschrijvingen, ook die van nog-niet-leerlingen enzo. Als het systeem aangeeft dat een les volzet is, en jouw inschrijving dus op de wachtlijst zal komen, dan hoeft dat niet echt zo te zijn. Want misschien zijn er plaatsen 'ingenomen' door nog-niet-leerlingen, en die zullen pas later bevestigd worden dan jouw inschrijving.

Ook het volgnummer op de wachtlijst wil tijdens de eerste weken van de inschrijvingsperiode niet veel zeggen.

Bevestigingen

Je krijgt meteen na het doorsturen van een inschrijving een mailtje als 'ontvangsbevestiging', eventueel met de boodschap dat je op de wachtlijst staat.

Zodra wij de inschrijving bevestigen, krijg je een 'bevestigingsmail' met de betalingsinfo. Je kan de status van je inschrijving ook bekijken via 'mijn circolito'.

(We weten ook niet wanneer en of er plaatsen vrijkomen voor wachtlijsters. Daarvoor bellen of mailen heeft dus niet zoveel zin ;-))

Betalingen

  • De betalingen gebeuren bij voorkeur online. Op die manier is 'mijn Circolito' meteen up to date.
  • Binnen de persoonlijke pagina klik je op 'mijn betalingen'
  • Het totale bedrag, voor alle inschrijvingen die je deed voor gezinsleden, staat daar vermeld, eventueel opgedeeld volgens uiterste betaaldatum. (Het inschrijvingsgeld voor een paasweek moet vroeger betaald worden dan dat van een zomerweek)
  • Het gemakkelijkst is om alles in één keer te betalen. Je kan ook kiezen om slechts een gedeelte te betalen, maar zorg er dan voor dat je tijdig opnieuw op de pagina passeert om het resterende bedrag te betalen, vóór de uiterste betaaldatum.
  • Je kan betalen met je smartphone door de QR-code te scannen die op de pagina verschijnt, of door je 'bancontact-app' te gebruiken als je 'mijn Circolito' op je smartphone opende.
  • Je kan ook kiezen om zonder smartphone te betalen, maar met een bankkaart. Wellicht heb je dan het 'bakske van de bank' nodig.
  • Als je niet online kan betalen, maar enkel via overschrijving, stuur dan een mailtje naar info@circolito.be om je persoonlijke OGM (gestructureerde mededeling, ***102/...  ) op te vragen. Geef de naam van de accounthouder mee in je mailtje, en wij sturen meteen de juiste betalingsinfo door, met de OGM. Gebruik zeker die gestructureerde meededeling, en vermijd betalingen met zelfverzonnen mededelingen. Vaak zijn die niet helemaal eenduidig ('circusweek'), maar sowieso is het manueel invoeren veel extra werk voor ons, en dan duurt het veel langer eer 'mijn Circolito' de juiste info weergeeft, met onnodige reminders tot gevolg. 
  • Deze automatisatie van de betalingen maakt dat 'mijn Circolito' beter en sneller up to date is, dat de gebruikers geen gestructureerde mededelingen meer moeten overtypen en dat wij meer tijd kunnen investeren in circusprojecten, ipv in administratie. Waarvoor dank!

Wijzigingen, annuleren 

Het wijzigen of het annuleren van een inschrijving MOET per mail gebeuren. Geef alle relevante info mee: naam, familienaam, les die gecanceld wordt, ... 

('Mijn dochter heeft gekozen om toch geen circus te doen, je mag de inschrijving verwijderen. Was getekend: mevr. Huppeldepup'. Daar zijn we dus niks mee! :-))

Lees in verband met betalingen zeker ook de inschrijvingsvoorwaarden na. Je moet immers bevestigen dat je ermee akkoord gaat :-)

Als er toch nog vragen zijn die hierboven niet beantwoord werden, stuur dan even een mail naar info@circolito.be.